مدارک ثبت شرکت اگر حتی یک برگ ناقص ارسال شود ثبت شرکت‌تان را متوقف کند آیا می دانستید؟ ثبت شرکت، صرفاً یک فرآیند اداری نیست؛ نقطه‌ای حیاتی است که آینده کسب‌وکار شما به آن گره خورده. اما بخش بزرگی از رد درخواست‌ها در اداره ثبت، مربوط به ناقص بودن یا اشتباه در مدارک است. در این مقاله، نه‌تنها مدارک را لیست می‌کنیم، بلکه نکات طلایی هرکدام را نیز بررسی می‌کنیم.
محتوای جدول آموزشی مدارک ثبت شرکت
مدارک ثبت شرکت به طور کامل و یکجا چیست ؟
ثبت شرکت یک فرآیند و پروسه قانونی می‌باشد که نیاز به تکمیل مدارک ثبت شرکت در آن مهمترین مورد جهت تائید و تاسیس شرکت می باشد.
مدارک ثبت شرکت با توجه به نوع شخصیت حقوقی مد‌نظر متفاوت می‌باشد. در‌نتیجه اگر مدارک تاسیس شرکت شما کامل و بدون نقص باشد باعث تسریع در فرآیند تاسیس خواهید شد.
تکمیل مدارک ثبت شرکت
تکمیل مدارک ثبت شرکت و یا به‌طور‌کلی مدارک ثبت شخصیت حقوقی به این شرح می‌باشد:
تکمیل مدارک هویتی ثبتی سهامداران و شرکاء
کلیه اشخاص دارای سرمایه از جمله سهامداران و شرکاء و هیات موسسین می‌بایست نسبت به تکمیل مدارک زیر اقدام کنند:
هر شریک باید تصویر واضح و برابر اصل از صفحه اول شناسنامه و پشت و روی کارت ملی خود ارائه دهد. اگر حتی یکی از کارت‌ها قدیمی یا مخدوش باشد، ثبت شرکت شما متوقف می‌شود.
- شناسنامه و کارت ملی یا کارت هوشمند ملی.
- اعلام کدپستی منزل.
- شماره تماس همراه به‌نام.
- معرفی‌نامه‌های شخصیت های حقوقی دارای سرمایه.
- کد‌فراگیر اشخاص غیر‌ایرانی به همراه ویزا کار و اقامت اتباع خارجی.
گواهی عدم سوء پیشینه تأیید صلاحیت قانونی مؤسسان: این مدرک برای همه اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل الزامی است. باید به تاریخ آن دقت شود؛ اعتبار این گواهی معمولاً ۳ ماه است. صدور آن از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی انجام می‌شود.
آدرس معتبر و کد پستی دقیق از اجاره‌نامه تا استعلام پستی: آدرس قانونی شرکت باید دقیق، معتبر و قابل استعلام باشد. کدپستی با آدرس باید تطابق داشته باشد. اجاره‌نامه یا سند مالکیت نیز باید به نام یکی از شرکاء یا با رضایت کتبی مالک باشد.
مدارک هویتی اشخاص دارای سمت در شرکت در شرف تاسیس
کلیه اشخاص دارای سمت به شرح زیر می‌بایست نسبت به تکمیل مدارک هویتی خود جهت ثبت شرکت اقدام کنند:
- اعضاء هیات مدیره.
- مدیرعامل.
- بازرس اصلی و بازرس علی البدل.
- اشخاص دارای سمت (مانند خزانه‌دار).
معرفی نامه اشخاص حقوقی در زمان تاسیس
درصورتی که سهامدار و یا شریکی یا حتی شخص دارای سمت که شخصیت حقوقی باشد (مانند بازرسان) باشد می‌بایست طی یک معرفی‌نامه که دارای شماره‌نامه و تاریخ معرفی نماینده بابت زمان مشخصی به شرکت اصلی معرفی شده باشد را تعیین و تکلیف کرده باشد.
ثبت نام کد ثناء اشخاص حقیقی و حقوقی شرکت در شرف تاسیس
ثبت نام کد ثناء برای تمامی اشخاص حقیقی و یا حقوقی که دارای حق امضاء و سمت در شخصیت حقوقی می‌باشند اجباری می‌باشد.
اخذ مجوز از سامانه‌ها و سازمان‌های مربوطه
در‌صورت مجوزی بودن موضوع فعالیت یا نام شخصیت حقوقی اخذ مجوز و نامه تعیین نام می‌بایست قبل از تاسیس اخذ گردد. برای فعالیت‌هایی نظیر آموزش، درمان، صادرات، واردات، گردشگری باید مجوزهای خاصی از مراجع ذی‌صلاح مانند وزارت بهداشت، آموزش و پرورش یا سازمان صمت اخذ شود. نبود این مجوز باعث رد ثبت می‌شود.
مدارک لازم برای ثبت شرکت تعاونی، تضامنی یا نسبی
در شرکت‌های تضامنی یا نسبی، معرفی شریک ضامن و تعیین مسئولیت‌ها اهمیت بیشتری دارد. در شرکت تعاونی، گواهی عضویت در اداره تعاون نیز الزامی است.
تحویل مدارک ثبت شرکت به اداره ثبت شرکت ها چگونه است ؟
مراکز منتخب اداره ثبت وظیفه ارسال اوراق تاسیس به اداره ثبت بر‌عهده دارند که در پاکت‌های مخصوص این پروسه انجام می‌شود. پس از تحویل اوراق تاسیس در پاکت‌های مخصوص شماره مرسوله‌ای به متقاضی تحویل داده می‌شود که آن شماره مرسوله می‌بایست در سامانه اداره ثبت بارگذاری گردد. هزینه ارسال با توجه به تعرفه‌های اداره ثبت که به‌صورت سالیانه تعیین می‌گردد می‌بایست پرداخت شود.
شماره مرسوله مراکز منتخب جهت تاسیس شخصیت حقوقی
درصورتی که شماره مرسوله در سامانه اداره ثبت وارد نشود اداره نسبت به بررسی پرونده خودداری می‌کند. لازم به ذکر است این شماره مرسوله توسط مراکز منتخب به متقاضی تاسیس اعلام می‌شود.
قبل از ارسال مدارک جهت ثبت شرکت به چه نکاتی دقت کنیم؟
پس از این که متقاضی تصمیم به ثبت شرکت کرد می‌بایست نسبت به جمع‌آوری مدارک اقدام کند. لطفاً لیست زیر را با دقت مطالعه کنید تا قبل از ارسال اوراق تاسیس نقصی در ارائه و ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها نداشته باشید:
- کلیه مدارک دریافت شده از اداره ثبت توسط افراد دارای سمت و سرمایه امضاء شده باشد.
- معرفی‌نامه‌های اشخاص حقوقی به‌صورت پیوست به اداره تحویل داده شود.
- درصورتی که شخصیت حقوقی دارای سرمایه می‌باشد در تمامی مواردی که نیاز به امضاء نماینده دارد از مهر شرکت سرمایه‌گذار استفاده کنید.
- تمامی اوراق تنظیم شده با امضاء واحد توسط اشخاص امضاء گردد.
- کدپستی تمام اشخاص اعلام شده مطابق با محل سکونت واقعی اعلام گردد.
- حتماً از یک مشاور ثبتی جهت ارزیابی اوراق و مدارک ثبت شرکت خود استفاده کنید.
از اوراق تاسیس شرکت چند سری امضاء شود؟
از کلیه اوراق تنظیم شده بعد از تعیین نام می‌بایست دو سری امضاء شده توسط کلیه اعضاء هیات مدیره و بازرسان و همچنین شرکاء یا سهامداران و درصورتی که شخصی حقوقی می‌باشد مهر شخص حقوقی به همراه امضاء نماینده انجام شود سپس اصل اوراق برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.
آیا می‌توان با کارت ملی قدیمی ثبت شرکت انجام داد؟
پاسخ: خیر، فقط کارت ملی هوشمند یا رسید آن قابل قبول است.
گواهی سوء پیشینه را از کجا باید تهیه کرد؟
پاسخ: از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی شهر محل سکونت خود یا سامانه عدل ایران.
آیا بدون مجوز فعالیت می‌توان ثبت شرکت کرد؟
پاسخ: برای برخی فعالیت‌ها بله، اما برای موارد خاص حتماً مجوز لازم است.
چند روز بعد از ارسال مدارک، ثبت انجام می‌شود؟
پاسخ: در‌صورت کامل بودن، بین هفت تا پانزده روز‌کاری طول می‌کشد.
آیا امکان اصلاح مدارک بعد از ارسال وجود دارد؟
پاسخ: بله، اما فقط یک بار امکان اصلاح دارید و تأخیر در ارسال مجدد باعث رد خواهد شد
