در دنیای پرسرعت امروز، ثبت رسمی و دقیق اطلاعات شرکت‌ها دیگر فقط یک الزام قانونی نیست؛ بلکه نشانه‌ای از اعتبار، شفافیت و حرفه‌ای‌بودن هر کسبوکار به شمار می‌رود. اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی یکی از مهم‌ترین اسنادی است که جایگاه قانونی شما را تثبیت می‌کند و اساس ارتباط شرکت با اتاق بازرگانی، سازمان امور مالیاتی و سایر نهادهای رسمی است. ثبت نکردن یا ناقص پر کردن این اظهارنامه، می‌تواند کسبوکار شما را با جریمه‌ها، تعلیق فعالیت‌ها یا حتی مشکلات حقوقی مواجه کند. در این مقاله، قدم‌به‌قدم شما را با اهمیت، مراحل تهیه و ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی و نکات کلیدی آن آشنا می‌کنیم؛ نکاتی که معمولاً از چشم بسیاری پنهان می‌ماند.
توضیح درباره اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی
تشریح اظهارنامه دفتر ثبت تجاری و هزینه دریافت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری و ثبت نام و نمونه اظهارنامه و گواهی پلمپ دفاتر جهت کارت بازرگانی می‌پردازیم.
شرایط دریافت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی چگونه است ؟
هر شخص حقیقی و یا حقوقی دارای کسبوکار مطابق قانون تجارت, تاجر محسوب می‌گردد و می‌بایست برابر قانون هر ساله نسبت به اخذ دفاتر تجارتی یا تمدید اظهارنامه دفتر تجارتی خود اقدام نمائید و در پایان هر سال مالی به حوزه دارایی (اداره مالیات) دفاتر تکمیل شده را طی اظهارنامه مالیاتی تحویل دهند.
دفاتر تجارتی شامل ۴ دفتر روزنامه, کل, کپیه و معین می‌باشد که بازرگان باید نسبت به درج تمامی صورتحسابهای خود در آن اقدام نماید. لازم به ذکر است اظهارنامه دفاتر پلمب می‌بایست به صورت اجباری تهیه و امور تجاری و بازرگانی و هر نوع گردش مالی در سامانه مربوطه ثبت و درج گردد.
بنا‌بر‌این تاجر می‌بایست با توجه به میزان معاملات نسبت به اخذ اظهارنامه پلمپ الکترونیک اقدام کند و تمامی صورتحسابهای مالی خود را در سامانه‌ها درج نماید.
محل صدور اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی کجاست ؟
این دفاتر توسط دادستان شماره‌گذاری و امضاء شده و به مهر دادسرا ممهور می‌گردند. تعداد صفحات دفاتر پلمپ در اول و آخر آن با ذکر تاریخ مشخص می شود و شماره هر صفحه نیز درج می‌گردد تا امکان کم و زیاد شدن صفحات و سوء‌استفاده وجود نداشته باشد.
اظهارنامه پلمپ الکترونیک توسط اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر‌تجاری انجام می‌گیرد و باید تا قبل از شروع سال مالی اظهارنامه پلمب الکترونیک را تهیه کرد. بعد از اخذ اظهارنامه پلمب الکترونیک می‌توان از اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر‌تجاری نسبت به اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی اقدام نمود.
اظهارنامه ثبت نام در دفاتر بازرگانی
با توجه به اخذ کارت بازرگانی و عضویت اتاق بازرگانی متقاضی اخذ کارت بازرگانی چه حقیقی و چه حقوقی می‌بایست نسبت به اخذ اظهارنامه پلمب الکترونیک اقدام و پس از دریافت شماره پیگیری نسبت به ثبت اظهارنامه دفتر تجارتی خود تائیدیه از اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر‌تجاری داشته باشد.
یکی از موارد الزامی کارت بازرگانی اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی می‌باشد.
موارد ذکر شده در ثبت اظهارنامه دفاتر تجارتی
مواردی که در اظهارنامه دفاتر ثبت تجاری ذکر می‌شود به‌شرح زیر می‌باشد:
- اشخاص حقیقی می‌بایست نام و نام خوانوادگی متقاضی و همچنین رئیس بنگاه را مشخص کنند و شخصیت‌های حقوقی می‌بایست نام و نوع شخصیت حقوقی را مشخص و به همراه شناسه ملی و شماره ثبت در اظهارنامه درج نمایند.
- تاریخ و محل تولد, شماره شناسنامه و محل صدور, آدرس و کد پستی.
- مرکز قانونی شخصیت حقوقی و کد‌پستی آن.
- میزان سرمایه شخصیت حقیقی و یا حقوقی.
- شماره پیگیری اظهارنامه پلمب الکترونیک.
- رشته تجارت و یا رشته فعالیت.
- درصورتی که رشته تجارت داخلی باشد، تعیین نوع معاملات و نام کالا‌های مورد معامله در تجارت داخلی.
- درصورتی که رشته تجارت خارجی باشد تعیین ارقام کالای وارد کننده، صادر کننده یا حق‌العمل‌کار.
- درصورتی که شامل تجارت داخلی و تجارت خارجی باشد می‌بایست هر دو موضوع را مشخص نماید.
- امضاء متقاضی حقیقی و مهر و امضاء شخص حقوقی.
مراحل صدور اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی
مراحل صدور اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی به شرح زیر می‌باشد:
- مراجعه به سامانه ثبت اسناد و مالک کشور.
- در قسمت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی گزینه پذیرش اظهارنامه ثبت‌نام را انتخاب کنید.
- با‌توجه به شماره پیگیری اظهارنامه پلمب الکترونیک می‌بایست سامانه اداره ثبت را تکمیل کرد.
- اطلاعات درخواست شده را تکمیل کنید و در انتهاء از اظهارنامه دریافتی پرینت بگیرید.
- سه برگ اظهارنامه به همراه یک برگ گواهی پلمپ دفاتر تجارتی و کپی مدارک هویتی شخص (کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی و روزنامه رسمی تاسیس برای شخصیت حقوقی ) را تهیه کنید.
- به واحد ثبت نام دفاتر بازرگانی مراجعه و مدارک را تحویل دهید.
- مبلغ 500 هزار ریال به عنوان کارمزد از شما دریافت می‌گردد.
- اخذ اظهارنامه ثبت نام دفاتر تجاری به همراه شماره اظهارنامه و مهر برجسته به شما تحویل داده می‌شود.
ثبت نام در دفتر ثبت تجارتی
نکات مربوط به ثبت نام در دفتر ثبت تجاری به شرح زیر می‌باشد:
- چنانچه وکیل دادگستری اظهارنامه شخص حقیقی را دریافت می‌کند، وکالتنامه توسط شخص امضاء گردد.
- درصورتی که وکیل دادگستری اظهارنامه شخص حقوقی را دریافت می‌کند، وکالتنامه توسط مدیر عامل شرکت امضاء و مهر گردد.
- صفحات اظهارنامه توسط شخص حقیقی امضاء و توسط مدیر عامل شرکت امضا و مهر می‌گردد.
مدارک اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی اشخاص حقیقی
مدارک مورد نیاز جهت صدور اظهارنامه دفتر تجارتی برای اشخاص حقیقی به قرار ذیل است:
- تصویر شناسنامه و کارت ملی شخص.
- تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقیقی در سال جاری
- تعیین طبقات مورد درخواست.
- چنانچه امور توسط وکیل شخص انجام می‌گیرد، اصل یا کپی برابر اصل وکالتنامه.
مدارک اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی اشخاص حقوقی
مدارک برای اشخاص حقوقی نیز به شرح زیر است:
- تصویر آگهی تاسیس شرکت و آخرین تغییرات تعیین سمت آن.
- تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی شخص حقوقی در سال جاری.
- تعیین طبقات مورد درخواست.
- چنانچه امور توسط وکیل شرکت انجام می‌گیرد، اصل یا کپی برابر اصل وکالتنامه.
نمونه اظهارنامه ثبت دفاتر تجارتی
اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر‌تجاری نمونه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری را به‌صورت زیر ارائه داده است:
اظهارنامه ثبت نام در دفاتر بازرگانی
- نام و نام خانوادگی بازرگان/رئیس بنگاه و اسم تجارتخانه / نام بنگاه .… نام پدر: … شماره شناسنامه: … شماره ملی: … تاریخ تولد: … محل صدور: … نشانی: … کد‌پستی: … نشانی شعب: … تلفن ثابت: … تلفن همراه: … پست الکترونیک: …
- نام شخصیت حقوقی: … شماره ثبت: …. شماره شناسه ملی : … نام و نام خانوادگی مدیر: … نام پدر: … شماره شناسنامه: … شماره ملی: … تاریخ تولد: … محل صدور: … نشانی: … کد‌پستی: … نشانی شعب: … تلفن ثابت: … تلفن همراه: … پست الکترونیک …
- تابعیت اصلی …
- تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه اقامت (درصورتی که اظهارکننده تبعه خارجی باشد): …
- سرمایه مبلغ … ریال
- شماره ثبت: پلمب دفاتر تجاری …
- رشته تجارت (تجارت داخلی یا هر دو) …
- شماره ثبت علائم تجارتی …
- نوع تجارت خارجی (صادرات – واردات – حق‌العمل‌کاري ) و ارقام کالا‌های عمده آن …
- نوع معاملات تجات داخلی و ارقام کالا‌های عمده آن …
به تاریخ ……… ماه …. سال …….14
محل امضاء
خلاصه مندرجات اظهارنامه بالا در تاریخ … به شماره … دفتر ثبت تجاري در اداره ثبت … به ثبت رسیده است.
رئیس اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر‌تجاری
پاسخ: بله می بایست برای هر سال مالی اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی تهیه کنید
پاسخ: خیر یکی از مستندات و مدارک اخذ کارت بازرگانی دفتر ثبت تجارتی می باشد که دارای اعتبار باشد.
پاسخ: بله امکان تمدید دفاتر طی شماره پیگیری اخذ شده وجود دارد.
