چرا شرکت ثبت کنیم؟ آیا می توان استعلام نام شرکت را قبل از تاسیس گرفت؟ استعلام شرکت ثبت شده را چگونه بگیریم؟ و خیلی سوالات دیگر که در این مقاله که جهت تاسیس شرکت نوشته شده است.
چطور شرکت ثبت کنیم؟
نحوه ثبت شرکت در گذشته به صورت حضوری و مراجعه به اداره ثبت شرکت ها امکان پذیر بود ولی در حال حاضر کلیه پروسه تاسیس شرکت یا بهتر است بگوئیم که پروسه تاسیس شخصیت حقوقی به صورت آنلاین و از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری امکانپذیر می باشد.
در اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری٬ تاسیس شرکت های مسئولیت محدود توسط پنجره واحد فیزیکی کسب و کار واقع در اتاق بازرگانی صورت می پذیرد.
باتوجه به این موضوع که انتخاب نوع شخصیت حقوقی از اصلی ترین موارد تاسیس می باشد٬ در جدول زیر کلیتی از هر نوع شخصیت حقوقی را تشریح می کنیم:
بابت ثبت هر نوع شخصیت حقوقی در اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری می بایست مراتبی را رعایت و اولویت ها را دسته بندی نمود. در این مطلب ما مراحل ثبت شرکت را به ۳ دسته زیر تقسیم بندی می کنیم و به تشریح کامل هر سه دسته می پردازیم.
قبل از ثبت هر شرکت و یا کلاً شخصیت حقوقی می بایست جهت تکمیل مدارک و تصمیم گیری های داخلی اقداماتی صورت پذیرد که به صورت زیر ما دسته بندی کرده ایم:
در زمان تاسیس می بایست اشخاصی که موسس شخصیت حقوقی می باشند را مشخص و سمت ها و میزان سرمایه هر شخص را مشخص نمود.
بعد از تصمیم در خصوص ثبت شخصیت حقوقی و انتخاب شرکاء یا سهامداران خود می بایست نسبت به تکیمل مدارک شرکاء یا سهامداران اقدام کنید تا در مراحل ثبت به مشکل کمبود و یا نبود مدارک برخورد نداشته باشد.
یکی از مهمترین موارد که می بایست در مورد آن تصمیم گیری شود انتخاب نوع شخصیت حقوقی می باشد که قبل تر توضیح کلیه شخصیت های حقوقی را به صورت مختصر توضیح داده ایم.
انواع شخصیت حقوقی به شرح زیر می باشد:
هر شخصیت حقوقی دارای نام خاصی می باشد که در تمامی ارگان ها و سازمان ها و قرارداد های داخلی و خارجی و خیلی موارد دیگر به آن نام شناخته می شود. نام شخصیت حقوقی از مواردی می باشد که دو شخصیت حقوقی با نام یکسان پیدا نمی شود و حتی قابلیت ثبت ندارد.
در نتیجه نام شخصیت حقوقی که انتخاب می شود می بایست خاص و غیر تکراری باشد. با توجه به تجربه و استعلام ها تعیین نام قبل از تاسیس٬ نام های حداقل ۳ سیلابی راحت تر به ثبت می رسند ولی به این معنی نیست که نام های تک سیلابی و یا دو سیلابی قابلیت ثبت ندارند.
هر شخصیت حقوقی که به ثبت می رسد دارای هدف و مقاصدی می باشد که برای آن هدف شرکاء و سهامداران با هم شراکتی را شروع می کنند.
موضوع فعالیت هر شخصیت حقوقی در زمان تاسیس به ثبت می رسد و قابلیت تغییر و الحاق را دارد. موضوع فعالیت باعث تعیین و تکلیف اخذ مجوز از سازمان ها و وزارتخانه ها و ارگان های دولتی می شود. موضوع فعالیت شخصیت حقوقی به دو دسته مجوزی و غیر مجوزی تقسیم می شود که در موضوع مجوزی شخصیت حقوقی اصولاً تک منظوره می باشد.
میزان سرمایه شخصیت حقوقی در ایران حداقل مبلغ ۱٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال در زمان تاسیس می باشد. سرمایه شخصیت حقوی به دو دسته سرمایه نقدی و سرمایه غیرنقدی تقسیم می شود.
سرمایه نقدی را به حساب شخصیت حقوقی و یا صندوق شخصیت حقوقی واریز می کنند ولی درصورتی که سرمایه شخصیت حقوقی غیرنقدی باشد نیاز به ارزیابی اموال توسط کارشناس دادگستری در زمینه فعالیت شخصیت حقوقی می باشد.
پس از تعیین میزان سرمایه شخصیت حقوقی می بایست سرمایه اعلام شده میان سهامداران و یا شرکاء تقسیم شود یا به عبارتی ۱۰۰ درصد سرمایه اعلام شده میان شرکاء و یا سهامداران تقسیم گردد.
سرمایه شخصیت حقوقی می تواند به صورت سهام و یا سهم الشرکه باشد و بسته به نوع شخصیت حقوقی تعیین می گردد.
یکی از موارد که در تاسیس شخصیت حقوقی بسیار مهم می باشد اقامتگاه قانونی شخصیت حقوقی می باشد.
اقامتگاه شخصیت حقوقی همان آدرس شرکت یا موسسه می باشد که قرار است در آن محل به کسب و کار پرداخت.
اقامتگاه شخصیت حقوقی می بایست حتماً اداری و یا تجاری باشد در غیر اینصورت شخصیت حقوقی به مشکلات زیادی برخورد می کند.
جهت تاسیس شخصیت حقوقی استعلام اداره پست جهت تائید کدپستی الزامی می باشد هر چند که نیازی به ارائه آن به اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری نیست.
در مواردی خاص می توان شخصیت حقوقی را در اقامتگاه مسکونی به ثبت رساند.
پس از تعیین و تکلیف موارد ذکر شده می بایست به اشخاصی که قرار است اداره شخصیت حقوقی را برعهده داشته باشند سمت تخصیص دهیم.
در اکثر شخصیت های حقوقی سمت های مدیر عامل و رئیس هیات مدیره وجود دارد. سمت ها و تعداد اعضاء هیات مدیره با توجه به نوع شخصیت حقوقی متفاوت و در اساسنامه ذکر می شود.
با توجه به سمت های تخصیص یافته به اعضاء هیات مدیره می بایست جهت تعیین وضعیت حق امضاء تعیین و تکلیف شود. اوراق شخصیت حقوقی به دو دسته زیر تقسیم می شود:
پس از تعیین و تکلیف موارد فوق می بایست نسبت به تنظیم اوراق شخصیت حقوقی اقدام کرد. اساسنامه شخصیت حقوقی مهمترین قرارداد داخلی بین شرکاء و یا سهامداران جهت نحوه اداره شخصیت حقوقی می باشد.
اساسنامه بر اساس قانون تجارت تنظیم می شود.
پس از تکمیل مدارک اعلام شده درفرآیند قبل از ثبت می بایست جهت ثبت شخصیت حقوقی که در شرف تاسیس می باشد٬ موارد زیر را طی کنیم:
قبل از ثبت نام های سامانه ای می بایست نسبت به استعلام کد پستی و همچنین استعلام مدارک اشخاص حقیقی و حقوقی ارسال شده توسط متقاضی اقدامات لازم صورت پذیرد.
استعلام های رایگان در صورت قرارداد با شرکت تیوان به شرح زیر می باشد:
پس از تکمیل مدارک و تصمیم در خصوص نحوه اداره شخصیت حقوقی بین شرکاء و یا سهامدارن و همچنین تقسیم بندی مسئولیت ها و میزان سرمایه هر شخص در شخصیت حقوقی می بایست تمامی موارد به صورت سیستمی برای اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری جهت بررسی ارسال گردد.
در مرحله اول اداره ثبت جهت تائید نام اسامی ارسال شده شخصیت حقوقی٬ تعیین و تکیلف به عمل می آورد و بعد از تائید یکی از نام های ارسال شده اجازه ارسال اوراق به صورت فیزیکی را به متقاضی می دهد.
پس از ارسال اوراق توسط پست کارشناسان اداره ثبت کلیه اوراق ارسال شده را بررسی و جهت تاسیس شخصیت حقوقی اعلام نظر می کنند.
پس از ورود سیستمی اوراق تاسیس و تائید نام شخصیت حقوقی می بایست از تمامی اوراقی تاسیس که به تائید شرکاء و یا سهامداران رسیده است برای اداره ثبت ارسال شود.
ارسال اوراق تاسیس از طریق شعب منتخب پستی صورت می پذیرد و با پاکت های مخصوص تاسیس٬ اوراق برای اداره ثبت جهت بررسی صورت می پذیرد.
پس از ارسال اوراق به اداره ثبت٬ ابتدا پرونده به داده آمایی جهت بررسی مدارک اولیه و چک کردن کلیه اوراق ارسال شده انجام می شود و سپس بعد از تائید داده آمایی پرونده به کارشناس اداره ثبت تحویل داده می شود.
کارشناس اداره ثبت٬ پرونده را از لحاظ موضوع فعالیت و سرمایه شخصیت حقوقی مورد بررسی قرار می دهد و پس از تائید کارشناس اداره ثبت پرونده به کارشناس مسئول ارجاع داده خواهد شد.
کارشناس مسئول اداره٬ ثبت کلیه اوراقی که در دو مرحله قبل بررسی شده است را اعتبارسنجی و چک نهائی می کند و کل پرونده را به رئیس اداره ثبت ارجاع می دهد.
رئیس اداره ثبت کلیه پروسه طی شده را بررسی و جهت صدور آگهی ثبتی تائید سیستمی را انجام می دهد.
پس از تائید رئیس اداره٬ متقاضی جهت دریافت اصل اوراق به اداره ثبت مراجعه و اوراق مهر و امضاء شده توسط اداره ثبت و کارشناس آن اداره محترم اقدام می نماید.
کل پروسه تاسیس در زمانی حدود ۱۰ تا ۱۵ روزکاری صورت می پذیرد و لازم به ذکر است موارد ذکر شده فوق به صورت خلاصه بیان شده است.
پس از تاسیس شخصیت حقوقی در اداره ثبت می بایست نسبت به پرداخت های قانونی و الزامات اجرائی اقدام نمود که به شرح زیر می باشد:
پس از تاسیس شخصیت حقوقی حتماً از اصل مدارک المثنی تهیه کنید.
درصورت از بین رفتن و یا حتی مفقود شدن اصل مدارک شخصیت حقوقی می بایست جهت اخذ المثنی مدارک از اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری اقدام نمود.
جهت اخذ المثنی مدارک می بایست وکیل رسمی دادگستری و یا یکی از اعضاء هیات مدیره با صورتجلسه تنظیم شده جهت صدور المثنی به اداره ثبت مراجعه کند. المثنی مدارک پس از بررسی توسط کارشناسان ثبت به آدرس ثبتی شخصیت حقوقی ارسال می گردد.
پس از تاسیس شخصیت حقوقی می بایست نسبت پرداخت مبلغ تعیین نام و حق الثبت در اداره ثبت اقدامات لازم به عمل آید و لازم به ذکر می باشد که در آینده نزدیک کلیه موارد ذکر شده به صورت سیستمی انجام خواهد شد.
پس از اخذ آگهی ثبتی می بایست در کوتاه ترین زمان ممکن نسبت به پرداخت هزینه های روزنامه رسمی و کثیرالنتشار و پلمب دفاتر سال جاری و آینده اقدام کرد.
پس از ثبت شخصیت حقوقی و اخذ روزنامه می بایست جهت دریافت کد اقتصادی اقدام کنیم.
کد اقتصادی جدید یا سامانه جامع مالیاتی که ثبت نام کد اقتصادی را به صورت آنلاین امکانپذیر می سازد از اولین موارد مالیاتی می باشد. بعد از اخذ کد اقتصادی جدید می بایست با اصل مدارک و کد اقتصادی جدید جهت دریافت کد اقتصادی به اداره مالیات مراجعه و کد را دریافت کنیم.
نکته: از سال ۱۴۰۱ کد اقتصادی و شناسه ملی شخصیت حقوقی یکی می باشد.
لازم به ذکر می باشد سند مالکیت و یا اجاره نامه دارای هلوگرام از مدارک الزامی تحویل اداره مالیات می باشد.
اخذ کد ثناء شخصیت حقوقی توسط اشخاص دارای سمت در هیات مدیره که دارای حق امضاء هستند امکان پذیر می باشد. نحوه دریافت کد ثناء شخصیت حقوقی به این نحو می باشد که افراد صاحب امضاء با مراجعه به نزدیکترین دفتر خدمات قضائی امکانپذیر می باشد.
جهت اخذ کارگاهی می بایست نیروی استخدام شده داشته باشید و پس از ارزیابی بازرس بیمه از اقامتگاه شخصیت حقوقی نسبت به دریافت کد کارگاهی اقدام و بیمه نیرو کار خود را پرداخت نمائید.
مدارک ثبت شرکت و یا به طور کلی مدارک ثبت شخصیت حقوقی به شرح زیر می باشد:
با توجه به سامانه ای شدن تمامی مراحل تاسیس شخصیت حقوقی به زودی امضاء الکترونیک برای تاسیس شخصیت حقوقی فعال می شود و دیگر لازم به حضور متقاضی و یا وکیل جهت دریافت مدارک نمی باشد.
ویژگی های امضاء دو مرحله ای:
از ویزگی های امضاء الکترونیک جهت ثبت شخصیت حقوقی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
هر شخصیت حقوقی به وسیله اشخاص دارای سمت اداره می شود که در اساسنامه مسئولیت هر سمت و نحوه انتخاب٬ تعیین و تکلیف می شود در نتیجه ملاک اصلی تعیین سمت٬ اساسنامه می باشد و مواردی که در زیر ذکر می شود به صورت تجربی اعلام می شود.
در شرکت های سهامی اعضاء هیات مدیره می بایست از بین سهامداران انتخاب شود ولی در شخصیت های حقوقی دارای سهم الشرکه اعضاء هیات مدیره می توانند خارج از شرکاء انتخاب شوند.
لازم به ذکر می باشد که مدیر عامل در کلیه شخصیت های حقوقی می تواند خارج از سهامداران و یا شرکاء و اعضاء هیات مدیره انتخاب گردد.
مدیر عامل شرکت نمی تواند در شخصیت حقوقی دیگری به سمت مدیریت عاملی بپردازد.
افراد زیر مجاز به انتخاب و سمت گرفتن در شخصیت حقوقی نمی باشند:
بازرس و یا بازرسان٬ اشخاص حقیقی یا حقوقی می باشند که نمی توانند از اعضاء هیات مدیره انتخاب شوند و همچنین بازرسان نمی توانند افرادای با نسبت سببی و نسبی اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل انتخاب شوند.
بازرسانی که دارای شخصیت حقوقی می باشند می بایست جهت حضور در جلسه شرکت در شرف تاسیس نماینده معرفی کنند.
نماینده بازرسان قانونی می بایست دارای شماره معرفی نامه که در سربرگ شخصیت حقوقی می باشد به همراه تاریخ باشد که به امضاء افراد دارای حق امضاء برسد.
ثبت نام کد ثنا از سامانه ثنا عدل ایران صورت می پذیرد که به دو دسته زیر تقسیم می شود:
سامانه ثبت شرکت ها به طور کلی درمقاله مربوطه تشریح داده شده است. در نتیجه در خصوص سامانه به تشریح مختصر می پردازیم.
سامانه ثبت شرکت ها دارای مسئولیت های زیر می باشد:
استعلام ثبت شرکتها از سامانه https://ilenc.ssaa.ir/ قابل استعلام می باشد. در این سامانه می توانیم موارد زیر را استعلام بگیریم:
از سامانه اعلام شده می توان با نوشتن شناسه ملی شرکت به مشخصات کلی شخصیت حقوقی مورد دست پیدا کنید. این اطلاعات شامل آدرس شخصیت حقوقی٬ شماره ثبت شخصیت حقوقی٬ تاریخ تاسیس شخصیت حقوقی و موارد بیستر دست پیدا کرد.
استعلام شرکت با شماره ثبت مقداری پیجیده می شود و مقداری پروسه رسید به مقصد را سختتر می کند.
در استعلام شرکت با شماره ثبت تمامی موارد اعلام شده در استعلام شرکت با شناسه ملی قابل رویت می باشد. ولی باید توجه داشت که تعدد شخصیت های حقوقی دارای شماره ثبت یکسان بسیار زیاد می باشد.
برای توصیف شناسه ملی و شماره ثبت با مثال ساده ای به نتیجه می رسیم:
شناسه ملی به مانند شماره ملی اشخاص حقیقی می باشد و شماره ثبت به مانند شماره شناسنامه.
در سامانه اعلام شده علاوه بر موارد فوق می توان با نام شخصیت حقوقی نسبت به پیدا کردن موارد قبلی اقدام نمود.
باید توجه داشته باشیم سامانه ilenc می تواند مرجع خوبی برای جستجو نام های پیشنهادی جهت تاسیس شخصیت حقوقی هم باشد.
در سامانه ثبت شرکت ها با توجه به مرجع بررسی کلیه امور ثبتی اشخاص حقوقی می توان مرحله ثبت شخصیت حقوقی را چک کرد.
در سامانه ثبت شرکت ها پس از ارسال اوراق به اداره ثبت شرکتها شماره پیگیری جهت پیگیری درخواست به متقاضی اعلام می شود و با آن شماره پیگیری می توان در قسمت پیگیری درخواست نسبت به مرحله پرونده اطلاع حاصل کرد.
