تنظیم صورتجلسه شرکت, راهنمای تنطیم صورتجلسه تغییرات: ما در این مقاله سعی خواهیم نمود تا شما عزیزان را با نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت آشنا سازیم. همانگونه که در مقاله های پیشین مشاورین موسسه ثبتی ذهن ناب شما را با نحوه ثبت انواع شرکت ها آشنا ساختند در ادامه نیز همراه شما خواهند بود تا شما را با تغییرات شرکت و انواع صورتجلسه هم آشنا سازند.
تعریف صورتجلسه تغییرات
تنظیم صورتجلسه شرکت در فرهنگ فارسی معین، صورتجلسه به معنی نوشته ای که رویدادها و گفتگوهای جلسه در آن ثبت می گردد، بیان شده است. معمولاً صورتجلسه متشکل از تاریخ، محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضاء شخصیت حقوقی شرکت کننده و تصمیمات گرفته شده می باشد. هر جلسه رسمی با تجمع رکن ها (اعضا جلسه، دستورجلسه، در زمان معین و مکان مشخص) تحقق پیدا می کند. برای اینکه جلسه رسمیت پیدا کند باید صورتجلسه ای تنظیم گردد.
تنظیم صورتجلسه شرکتها به صورت تخصصی
در جلسه های رسمی، تنظیم مطالب را منشی یا دبیر جلسه انجام می دهد، امکان دارد منشی جلسه یکی از اعضاء جلسه و یا فرد دیگری که با همین عنوان و بدون اینکه حق رای داشته باشد در جلسه حاضر شود.
بایست متن صورتجلسه کامل و دقیق و بر اساس نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم شود و سپس دقیقاً در سامانه اداره ثبت شرکت ها درج گردد. بعد از درج شدن در سامانه، باید اصل صئورتجلسه امضاء شده و به اداره ثبت شرکت ها فرستاده شود.
تنظیم صورتجلسه ها را به شکل زیر طبقه بندی می نمایند
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های با مسئولیت محدود
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های سهامی عام
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های سهامی خاص
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های تضامنی
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های تعاونی
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های نسبی
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های مختلط غیر سهامی
- تنظیم نمودن صورتجلسه شرکت های مختلط سهامی
صورتجلسه متشکل از موارد زیر می باشد
- مشخصات اعضاء شرکت کننده در جلسه
- شماره جلسه (مطابق استمرار و یا دوره ای بودن)
- دستور جلسه (هدف تشکیل جلسه)
- مطالبی که در جلسه مطرح شده است.
- تصمیمات گرفته شده
- زمان آغاز (الزامی) و پایان جلسه (اختیاری)
- مکان جلسه (محل برگزاری جلسه)
- مشخص کردن تکلیف جلسه بعدی (درصورتی که موضوع به جلسه بعدی موکول گردد، در صورتجلسه زمان و مکان و دستور بعدی مشخص می شود)
- امضاء حاضرین و مسئولین شرکت کننده
نیاز به اشاره می باشد که، در صورتجلسه هایی که دارای جنبه مالی و یا حقوقی می باشند و یا دارای اهمیت خاصی می باشند، باید تنظیم صفحات آن توسط شرکت کنندگان امضاء گردد.
پروسه انجام ثبت تغییرات صورتجلسه شرکت
بعد از ثبت، هر شرکتی می تواند تغییراتی را در مواردی از اساسنامه و یا هر چیزی که به شرکت مربوط می شود، ایجاد نماید. منظور از تغییرات و تصمیمات شرکت ها، کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت می باشد که طی مجمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیئت مدیره بر اساس ملزوماتی انجام می شود.
تغییرات الزامی شرکت
بر اساس ماده 200 قانون تجارت ثبت تغییرات زیر در شرکت ها الزامی می باشد:
- تغییر اساسنامه تمدید مدت شرکت افزون بر مدت مقرر
- انحلال شرکت، حتی در مواردی که انحلال توسط انقضاء مدت شرکت انجام شود.
- مشخص کردن کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خارج شدن برخی از آن ها از شرکت.
- تغییر پیدا کردن نام شرکت
- و در هر تقسیم راجع بع مورد معین ماده 58 قانون تجارت در ماده 58 قانون تجارت در ماده نهم نظامنامه قانون تجارت؛ به غیر از موارد فوق، تغییر مدیر یا مدیران شرکت نیز اضافه شده است.
لازم به ذکر است که ثبت تغییرات شرکت ها نیازمند تنظیم و ارائه صورتجلسه متناسب با موضوع تغییرات و ارائه آن به مرجع ثبتی می باشد. درصورت صحت صورتجلسه و رعایت نمودن تمامی اصول و قواعد قانونی ان و مطابقت داشتن موارد آن با پرونده اصلی، اداره کل شرکت ها، آگهی تغییرات ثبتی را صادر کرده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی گردد.
مراحل ثبت تغییرات شرکت در سامانه اداره ثبت شرکتها
تکمیل کردن اطلاعات شرکت
- وارد کردن شناسه ملی شرکت
- وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت در صورت عدم وجود شناسه ملی.
درج اطلاعات جلسه شرکت
- مشخص کردن نوع صورتجلسه با توجه به نوع شرکت (مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، فوق العاده و غیره)
- مشخص کردن حدنصاب جلسه مبنی بر حضور کلیه اعضاء شرکت و یا اکثریت اعضاء.
- تکمیل نمودن مشخصات متقاضی (نام، نام خانوادگی، شماره ملی و موارد دیگر)
- تکمیل کردن سمت متقاضی بر اساس اینکه اصیل است یا وکیل.
- وارد ساختن ساعت شروع و پایان جلسه در قسمت های مربوطه و رعایت کردن تقدم و تاخر ساعات جلسه درصورتی که در یک روز چند جلسه برگزار شده باشد.
- کلیک نمودن بر روی کلید پذیرش موقت.
- دریافت کردن شماره 19 رقمی شماره پیگیری.
- مشخص کردن مشخصات و سمت امضاء کنندگان دفتر.
درج کردن تصمیمات جلسه شرکت
- انتخاب نمودن تصمیم مد نظر از فهرست نوع تصمیم و بعد انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه.
تعیین کردن نام های درخواستی، چنانچه در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد
- تعیین کردن اولویت به ترتیب نام ها (نباید بیشتر از پنج اسم باشد)
- تایپ اسم مد نظر در فیلد درخواستی.
درج کردن اشخاص حاضر در جلسه شرکت
- مشخص کردن اعضای حاضر در جلسه و سمت آن ها در جلسه (سهامدار، وکیل و موارد دیگر)
- وارد ساختن اطلاعات فرد (نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نام پدر، تابعیت و موارد دیگر)
- وارد ساختن شماره ملی فرد اگر ایرانی باشد و شماره کد فراگیر اگر خارجی باشد.
- وارد نمودن نام نماینده، شناسه ملی و شماره ثبت اگر شخص حقوقی باشد.
درج کردن سمت اشخاص شرکت
- مشخص کردن اشخاص جلسه.
- انتخاب کردن سمت در شرکت از فهرست مربوطه.
- انتخاب کردن سمت در جلسه.
مشخص کردن ارتباط اشخاص جلسه (نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
- انتخاب کردن گزینه نماینده یا وکیل.
- انتخاب نمودن نوع نمایندگی (وکیل، وصی، قیم و موارد دیگر) از فهرست مربوطه.
- انتخاب نمودن موکل.
- انتخاب نمودن گزینه ثبت ارتباط اشخاص.
فرد متقاصی در این مرحله باید بر اساس تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه، تهیه شده را ارائه کند و گزینه «تایید مدارک مورد نیاز» را انتخاب کند.
تایپ کردن متن صورتجلسه شرکت
- تایپ نمون متن صورت جلسه در این صفحه و استفاده نمودن از متن های پیش فرض از سامانه.
- یا کلیک کردن کلید «دریافت متن پیشنهادی رایانه» مطابق تصمیمات گرفته شده.
- کلیک کردن بر کلید پذیر نهایی.
و در نهایت پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و دریافت تاییدیه پذیرش، بایست متقاضیان، نسخه های اصلی صورتجلسه تنظیمی و ضمائم آن ها را حداکثر تا سه روز کاری با استفاده از باجه های پست به شکل سفارشی به آدرسی که در تاییدیه پذیرش درج شده است، ارسال نمایند.
چنانچه شما نیز نیازمند مشاوره در این زمینه می باشید می توانید با کارشناسان مجرب ما در موسسه ثبتی ذهن ناب تماس برقرار سازید.
