تعریف ثبت شعبه داخلی یا ثبت شعبه خارجی شعبه یکی از واحد‌های یک شرکت است که می‌تواند فروش و خدمات خود را در منطقه‌ای که ممکن است فاصله زیادی با مرکز اصلی شرکت داشته باشد, گسترش دهد. در این مقاله مدارک ثبت شعبه خارجی و مدارک ثبت نمایندگی خارجی را مطالعه می‌کنید.
حدود و اختیارات و میزان استقلال یک شعبه با موافقت شرکت مادر تعیین می‌شود و مسئولیت حقوقی شعبه بر‌عهده شرکت اصلی (مادر) خواهد بود. اما در نمایندگی شخص حقیقی یا حقوقی مستقل مقیم ایران (لزوماً لازم نیست شعبه ایران باشد) بر اساس قرارداد نمایندگی انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت خارجی را بر‌عهده می گیرد بنا‌بر‌این شخصیتی مستقل دارد و مسئولیت حقوقی نماینده بر‌عهده خودش می‌باشد.
قانون اجازه ثبت نمایندگی و شعبه خارجی در ایران
طبق قانون, کلیه شرکت‌های خارجی که در کشور محل ثبت خود قانونی شناخته می‌شوند, مشروط به عمل متقابل از سوی کشور متبوع می‌توانند در زمینه‌هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین می‌شود در چهارچوب قوانین و مقررات کشور به ثبت شعبه خود اقدام نمایند.
مدارک ثبت شعبه خارجی وثبت نمایندگی و شعبه خارجی
مدارک ثبت شعبه خارجی به شرح زیر می‌باشد:
- در خواست کتبی شرکت مبداء.
- گواهی ثبت شرکت خارجی توسط شرکت مادر.
- مدارک هویتی شرکت مبداء (اساسنامه شرکت مادر و هر مدرک هویتی مرتبط).
- اظهارنامه ثبت شعبه شرکت خارجی.
- تصدیق ثبت شرکت خارجی.
- اختیار‌نامه نماینده یا نمایندگان خارجی.
- آخرین تغییرات شرکت مبداء.
- مدارک هویتی شخص مرتبط.
- آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت (اظهارنامه مالی یا گواهی درآمد شرکت مادر).
- گزارش توجیهی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت شرکت.
- ارائه معرفی‌نامه از دستگاه دولتی در‌صورتی که دارای قرارداد با آن دستگاه باشند.
- گواهی یا مجوز از شرکت مبداء برای تاسیس شعبه.
- تعهدنامه و اظهارنامه تنظیم شده.
- محتوی گزارش توجیهی ثبت شعبه خارجی.
گزارش توجیهی ثبت شعبه خارجی
گزارش توجیهی ثبت شعبه خارجی مشتمل بر موارد زیر می‌باشد:
- اطلاعات مربوط به فعالیت‌های شرکت.
- تبیین دلایل و ضرورت ثبت شعبه یا نمایندگی در ایران.
- تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه.
- برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز.
- نحوه تامین وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور شعبه.
تائید شعبه خارجی در ایران
کلیه مدارک فوق می‌بایست به تایید سفارت ایران در کشور شرکت مبداء رسیده باشد و در ضمن کلیه مدارک فوق می‌بایست در دو نسخه ترجمه شده دادگستری و رسمی رسیده باشد.
باید توجه داشت که شعبه شرکت‌های خارجی که نسبت به ثبت شعبه خود در ایران اقدام نموده و به فعالیت می‌پردازند موظف‌اند، هر سال گزارش سالانه شرکت اصلی مشتمل بر گزارش‌های مالی حسابرسی شده توسط حسابرسان مستقل مقیم در کشور متبوع را به دستگاه ذیربط ارائه نمایند.
وظایف و مسئولیت های شعبه شرکت خارجی
وظایف و مسئولیت‌های شعبه شرکت خارجی به‌شرح ذیل می‌باشد:
- انحلال شعبه شرکت در‌صورت لغو مجوز فعالیت از سوی مراجع ذی‌صلاح.
- ارائه گزارش سالانه شرکت اصلی مشتمل بر گزارش‌های مالی حسابرسی شده توسط حسابرسان مستقل مقیم در کشور متبوع به دستگاه ذیربط.
- ارائه گزارش فعالیت شعبه یا نمایندگی در ایران همراه با صورت‌های مالی حسابرسی شده ظرف مدت چهار ماه پس از پایان سال مالی به دستگاه ذیربط برابر ماده ۸ آئین‌نامه.
- اداره امور شعبه یا نمایندگی توسط یک یا چند شخص حقیقی مقیم ایران.
ثبت نمایندگی و شعبه خارجی در ایران
کدام شعبات و نمایندگی شرکت‌های خارجی اجازه ثبت در ایران دارند:
ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در ایران مشروط به عمل متقابل کشور متبوع شرکت خارجی می‌باشد، یعنی اگر در کشور متبوع شرکت خارجی ثبت شعب یا نمایندگی‌های شرکت‌های ایرانی تجویز شده باشد شرکت‌های آن کشور نیز می‌توانند نسبت به ثبت شعبه یا نمایندگی خود در ایران اقدام نمایند.
نماینده شرکت خارجی در ایران
نماینده شرکت خارجی, شخص حقیقی یا حقوقی است که بر اساس قرارداد نمایندگی, انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت طرف نمایندگی را در محل, بر‌عهده گرفته است.
مسئولیت نماینده یا نمایندگی شرکت خارجی
نماینده یا نمایندگی شرکت خارجی نسبت به فعالیت‌هایی که تحت نمایندگی شرکت طرف نمایندگی (شرکت مادر) در محل انجام می‌پذیرد, مسئولیت خواهد داشت.
قانون اجازه ثبت نمایندگی خارجی در ایران
طبق قانون, کلیه شرکت‌های خارجی که در کشور محل ثبت خود قانونی شناخته می‌شوند, مشروط به عمل متقابل از سوی کشور متبوع می‌توانند در زمینه‌هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین می‌شود در چهارچوب قوانین و مقررات کشور به ثبت نمایندگی خود اقدام نمایند.
نمایندگی‌های خارجی قابل ثبت
با توجه به قانون ماده ۱ آئین‌نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه و نمایندگی خارجی:
الف- شرکت‌های خارجی که در کشور محل ثبت خود شرکت قانونی شناخته می‌شوند، مشروط به‌عمل متقابل از سوی کشور متبوع می‌توانند در زمینه‌هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین می‌شود در چهارچوب قوانین و مقررات کشور به ثبت شعبه یا نمایندگی خود اقدام نمایند و دارای شرایط زیر باشند:
- ارائه خدمات بعد از فروش كالا‌ها یا خدمات شركت خارجی.
- انجام عملیات اجرایی قرارداد‌هایی كه بین اشخاص ایرانی و شركت خارجی منعقد می‌شود.
- بررسی و زمینه‌سازی برای سرمایه‌گذاری شركت خارجی در ایران.
- همكاری با شركت‌های فنی و مهندسی ایرانی برای انجام كار در كشور‌های ثالث.
- افزایش صادرات غیر‌نفتی جمهوری اسلامی ایران.
- ارائه خدمات فنی و مهندسی و انتقال دانش‌فنی و فناوری.
- انجام فعالیت‌هایی كه مجوز آن توسط دستگاه‌های دولتی كه به‌طور قانونی مجاز به صدور مجوز هستند، صادر می‌گردد. از قبیل ارائه خدمات در زمینه‌های حمل و نقل، بیمه و بازرسی كالا، بانكی، بازاریابی و غیره.
ب- شعبه شركت خارجی، واحد محلی تابع شركت اصلی است كه مستقیماً موضوع و وظایف شركت اصلی را در محل, انجام می‌دهد. فعالیت شعبه در محل، تحت نام و با مسئولیت شركت اصلی خواهد بود.
ج- شركت‌های خارجی متقاضی ثبت شعبه در ایران موظفند اطلاعات و مدارک زیر را به همراه درخواست كتبی خود به اداره كل ثبت شركت‌ها و مالكیت معنوی ارائه نمایند.
اداره امور نمایندگی در ایران چگونه است؟
اداره امور نمایندگی ثبت شده طبق آئین‌نامه اجرای قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت‌های خارجی باید توسط یک یا چند شخص حقیقی مقیم ایران انجام گیرد.
مدارک ثبت نمایندگی و شعبه خارجی در ایران
مدارک مورد نیاز جهت ثبت نمایندگی خارجی در ایران به‌شرح زیر می‌باشد:
- گواهی ثبت شرکت خارجی توسط شرکت مادر یا تصویر مصدق قرارداد.
- مدارک هویتی شرکت شرکت مبداء (اساسنامه طرف نمایندگی و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده شرکت خارجی).
- گزارش فعالیت‌های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
- آخرین تغییرات شرکت خارجی.
- آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت (اظهارنامه مالی یا گواهی درآمد شرکت خارجی).
- ارائه قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی.
- مدارک شناسایی شخص متقاضی: برای اشخاص حقیقی, تصویر شناسنامه و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی, اساسنامه شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط.
- ارائه سابقه فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی٫ در زمینه امر پیش‌بینی شده در قرارداد نمایندگی.
- معرفی سفارتخانه ذیربط.
- در خواست کتبی شرکت مبداء.
- گواهی ثبت شرکت خارجی توسط شرکت مادر.
- اظهارنامه ثبت نمایندگی شرکت خارجی.
- تصدیق ثبت شرکت خارجی.
- اختیار‌نامه نماینده یا نمایندگان خارجی.
- مدارک هویتی شخص مرتبط.
- آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت (اظهارنامه مالی یا گواهی درآمد شرکت مادر).
- گزارش توجیهی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت شرکت.
- ارائه معرفی‌نامه از دستگاه دولتی در‌صورتی که دارای قرارداد با آن دستگاه باشند.
- گواهی یا مجوز از شرکت مبداء برای تاسیس نمایندگی.
- تعهدنامه و اظهارنامه تنظیم شده.
- محتوی گزارش توجیهی ثبت نمایندگی خارجی.
گزارش توجیهی ثبت نمایندگی خارجی
گزارش توجیهی ثبت نمایندگی خارجی مشتمل موارد زیر است:
- اطلاعات مربوط به فعالیت‌های شرکت.
- تبیین دلایل و ضرورت ثبت نمایندگی در ایران.
- تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت نمایندگی.
- برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز.
- نحوه تامین وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور نمایندگی.
اشخاص حقیقی ایرانی یا اشخاص حقوقی که متقاضی ثبت نمایندگی شرکت خارجی در ایران هستند موظف‌اند، ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات ذکر شده را به همراه درخواست کتبی که شرکت تیوان تنظیم می‌کند امضاء شده ارائه نمایند.
تایید نمایندگی خارجی در ایران
کلیه مدارک فوق می‌بایست به تایید سفارت یا نمایندگی ایران در کشور شرکت مبداء رسیده باشد و در ضمن کلیه مدارک فوق می‌بایست در دو نسخه ترجمه شده دادگستری و رسمی رسیده باشد.
